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如何安排你的一天?
版块:生活经验   类型:精华   作者:网络搬运工   查看:30   回复:0   获赞:3   时间:2021-04-27 16:48:16
制定日常计划能够帮助你有效地管理时间。这样你就能完成更多的目标,避免遗漏事项或者找不到重点这类情况的出现。尽管抱着既来之则安之的态度可能更简单,但事实上,你会发现自己面对任务时不知所措,没有条理,而且很健忘。制定并坚持日常计划需要一个适应过程,但很快你会庆幸自己没有放弃,因为这有助于减缓压力,更有效地管理生活。进行日程安排使你能够自我管理,记录自己需要做和已经完成的事。


制定计划


1.使用日程表或计划表。日历上得有足够多的空间来列出计划。一些日历会提供每周、每日和每小时的计划表。你也可以使用笔记本。选择最符合自己需求的产品。无论你选择哪一种,都要坚持你的选择。不要在不同的日程表上写工作和学校计划。所有的事情都要写在同一个地方。


2.安排任务。在电子日程表中,给不同的任务标注不同的颜色。例如,把工作日程标成红色,学校日程标成蓝色,家务日程标成绿色,度假日程标成橙色,锻炼活动标成粉色。如果用的纸质日程表或记事本,也能轻松地用彩笔或记号笔来区分不同的任务。在完成区分不同的任务后,你就可以按轻重缓急的顺序去完成它们了。


规划日程并用不同的颜色标记,也有助于你看清楚自己大部分时间都用在了哪里。比如日程表上可能会有大量红色(与工作有关)和绿色(与家务有关),但是粉色(锻炼活动)的数量却非常少。这样你就会意识到分配给锻炼的时间不太够,从而为锻炼多安排些时间。


3.分清任务的轻重缓急。确定日程表中哪些是首要任务,哪些可以之后再完成,这一点很重要。举个例子,你在一周内有两门考试、一份实验报告、一篇论文以及一个演讲需要准备。天呐!到底应该先完成哪一项?


问自己一些问题,弄清楚首先要完成哪些任务,得花多长时间。分清哪些任务该最先完成,哪些任务耗时最长,同时比较它们的价值,弄清楚哪些任务最重要。这些问题可以是:“在最终成绩里,考试、实验报告、论文以及演讲的占比分别是多少?”,又或者“哪些任务更具有挑战性?”


最后,你需要在截止日期、需要耗费的时间和这个任务本身的价值之间,决定哪个更重要。因为你是最了解自己和自己能力的人,选择最适合自己的优先顺序。


4.标记需要优先完成的任务。一旦决定了任务的优先顺序,在日程表上标记它们。浏览一遍日程表,在重要事项的旁边标记A,明天之前要完成的事项旁标记B,周五之前要完成的事项旁标记C等等。


5.规划每项任务的时间。写下每项任务预期耗时多少,比如你可以这样安排一天的时间:2小时学习,1小时锻炼,30分钟写两封邮件,30分钟用来遛狗。确保有足够的时间去完成每项任务。给自己制定太紧凑和不切实际的任务安排,只会增加你的压力。


记得在任务安排里考虑进通勤时间。比如去锻炼之前,开车从图书馆到健身房的时间。


6.任务安排要有时间弹性。许多人会低估一些任务需要耗费的时间。考虑所有可能需要花费的时间,包括一些任务的准备阶段和收尾阶段。这样有助你更准确地安排一天的时间。


对每项任务的耗费时长多预估几分钟。试着为日程表中的任务多留25%的时间。比如,一项任务可能要花4到5分钟,那么最好预留8到10分钟的时间。这些多余的时间会提供一个缓冲,防止延误某件事情,或者跟不上日程安排。


问问自己,一些大的任务会不会暗含一些需要考虑的小任务?比如,在健身房运动过后需不需要冲凉?是不是经常在更衣室与朋友闲聊15分钟左右?很多人原本只打算锻炼一小时,到头来却发现实际花了两个小时。


7.在日程表中留出一些空档。日程表的最后预留一些空余时间给优先级比较低的事情,或者接下来一周的任务。如果你今天或者这周的任何时间有空,可以提前开始做这些工作。这些可能包括整理壁橱,或者在家整理税务档案。这些事情优先级比较低,不是很紧迫,也没有具体的截止期限。


遵循日程表安排


1.核对日程。养成习惯,每天早晚核对一遍日程表,并为接下来的一天做准备。每天应该抽几分钟时间,想想当天有哪些事情要做,需要添加的新任务,或者回顾那些已经完成的任务。这几分钟可以是早上喝咖啡的时候,或者是每天上下班的路上。


在努力完成计划前,用几分钟检查回顾是激励自己的好办法!


用手机或电脑里的闹钟,为特定的任务和预约设置提醒。比如,许多医生或牙医需要提前很久预约,所以在预约一周前设置提醒很重要。这样可以帮助你制定相应的计划。


2.按照优先级顺序完成任务。你已经按照优先级顺序制定了日程表,那么接下来按照顺序完成它们就好。


3.按照需要调整日程表。尽管你应该尽可能地按照日程表行事,但有时候还是会发生一些需要调整的情况。当紧急、复杂或者有冲突的事情出现时,将那些比较灵活的任务,或者优先级比较低的任务移到其他时间。


但是,不要让任务越堆越多,或者给第二天安排太多的计划。如果你发现这种情况经常出现,那就试着给每项任务多预留一些时间,而不是拖到接下来的几天去完成。


4.核对已经完成的任务。这对很多人来说都特别有帮助。记得把今天没有完成的任务放到明天的安排里。


5.奖励自己!在你按照计划完成任务之后,给自己一些积极的奖励很重要。比如,奖励自己舒服地泡个澡,看喜欢的电视节目,或者买甜点吃。赢得这些奖励时,你会有一种成就感,并且觉得自己值得这些奖赏。


6.评估并且按照需要做调整。每隔一段时间检查日程表是否起作用,这点很重要。评估日程表的同时,评估自己的情绪和感受。日程表是否有大量代表完成的“打钩”记号?是否感觉积极向上,充满动力?如果答案是肯定的,那么你的日程表就很可能是有效果的。


然而,如果你发现很多任务都被重新安排到了明天、后天甚至大后天,而且自己的情绪也十分低落。那就说明你的日程表需要调整一下了。


检查计划表,发现哪些任务被遗漏,标出问题所在。如果你发现很重要的事情(比如考试)被拖延了,可能就需要重新评估,或者重新调整日程表的优先顺序了。你也可能需要重新考虑给每项任务分配的时间。比如,一周中的三天把早上两小时的放松时间缩减为一个小时,并且安排30分钟的慢跑,留出多余的时间。


重新安排日程表是很正常的事情。人们需要时间去找到最合适的一套工作流程。


7.预先安排好第二天的工作。与其等到第二天早上,还不如前一天晚上就开始准备,这样你就不至于太匆忙。挑好要穿的衣服并摆放好,这样你就不用临时到处找衣服了,把需要的东西放在桌子或台面上,然后把钥匙挂在家门口附近。这样,你就能轻松地位一天的工作做好准备,免得浪费任何时间。


小提示

时间很宝贵。做日程表会帮助你利用好绝大部分时间。


按照日程表行事,会在不经意间改变你的行为习惯。比如,你每周三晚上工作结束后会有一小时娱乐时间,但这通常会导致你周四早上醒来时格外疲惫。意识到这个情况后,便可以重新调整生活习惯。比如,不要每周三工作结束后都安排娱乐活动,而是隔一周一次。这样你既可以和同事们享受没有工作的间歇期,也不会那么疲惫。

创建并遵从日程表,可以让你变得更有效率和创造力,因为你在根据需要完成的任务规划时间,意味着你可以避免“时间不够用”的问题。


把大任务分拆成小任务,试着制定一些合理的小目标。当着手处理它们时,会让你更清楚什么时间该做什么事情。


警告

不要拖延。拖延只会让你感到更有压力,没有条理又心烦意乱。

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